Choď na obsah Choď na menu
Reklama
Reklama
 


AZD

18. 2. 2010

Osnova: 1. Spisová služba, registratúrny poriadok

               2. Príjem písomností a ich triedenie

               3. Označovanie písomností

               4. Zapisovanie písomností

 

Ad 1

Spisová služba je vybavovanie a usporadúvanie písomností od ich príchodu do organizácie až po ich uloženie v archíve.

 

Manipulácia s písomnosťami zahŕňa tieto činnosti:

 

1. Príjem písomností a ich triedenie.

2. Označovanie a zapisovanie písomností.

3. Obeh.

4.Vybavovanie.

5. Podpisovanie písomností.

6. Odosielanie písomností.

7. Uloženie písomností (archivácia).

8. Vyraďovanie písomností (skartácia).

 

Spisová služba musí byť organizovaná tak, aby boli zabezpečené:

  • bezpečný a správny príjem a obeh písomností,
  • rýchle,  účelné a správne vybavenie,
  • bezpečné a správne odoslanie a uloženie písomností.

 

Registratúrny poriadok

  • rieši organizáciu spisovej služby v danej organizácii
  • jeho súčasťou je registratúrny plán, ktorý obsahuje zoznam registratúrnych značiek podľa ktorých sa písomnosti označujú a ukladajú do zoraďovačov.

 

Ad 2

Príjem písomností sa riadi podľa rozsahu písomnej agendy danej organizácie:

§         väčšie organizácie – nemocnice a iné... majú podateľňu, kde sa sústreďujú došlé zásielky. Pracujú tu 3 pracovníčky, poštová doručovateľka, spisová manipulantka  a archivárka. Zabezpečujú aj rozmnožovanie písomností a sú povinné zachovávať listové tajomstvo. Väčšie organizácie majú na pošte prenajatý poštový priečinok (schránku).

§         menšie organizácie -  príjem písomností vykonáva poverený pracovník (sekretárka,...).

 

Po doručení písomností treba zásielky:

a) skontrolovať či patria org. (ak sú určené iným adresátom, treba ich vrátiť na pošte)

b) skontrolovať či sú zásielky nepoškodené – ak sú - reklamácia

c) rozdeliť súkromné písomnosti a odovzdať ich adresátom

d) oddeliť písomnosti označené ako „ tajné, prísne tajné, dôverné ” a odovzdať ich

    príslušnému útvaru

e) otvoriť a rozdeliť ostatné zásielky.

Podateľňa prijaté zásielky zapíše do doručovacieho zošita a odovzdá na zaevidovanie v denníku.

 

Triedenie písomností (FN Trnava)

Zásielky sa triedia na zásielky:

a, ktoré sa otvoria a následne označia a zaevidujú v denníku,

b, ktoré sa odovzdajú adresátom neotvorené – súkromné sa označia iba dátumom doručenia na obálke. Zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, adresované vedúcemu zamestnancovi sa označia prezentačnou pečiatkou,

c, ktoré nemajú formu listu (noviny, časopisy, pozvánky,...) sa neoznačujú a nezapisujú

 

 

Ad 3

Po skontrolovaní písomností sa na ne dáva do voľného horného rohu (prípadne pod text, ak nie je voľný) tzv. prezentačná pečiatka.

 Na niektoré písomnosti (časopisy, brožúry, knihy, propagačný materiál, potvrdené objednávky) sa nedáva. Do pečiatky sa zapíše dátum doručenia, počet príloh a príslušné podacie číslo. Každá písomnosť sa označí registratúrnou značkou. Zoznam registratúrnych značiek a ich štruktúry obsahuje registratúrny plán organizácie. Organizácie používajú 2 označenia :

 a) chronologicky  - podľa rokovacích čísel (orgány štátnej správy)

 b) systematicky    - podľa registratúrnych značiek.

 

Ad 4

Centralizovane    - v podateľni

Decentralizovane - sekretariát riaditeľov

V  podateľni sa pošta zapíše do podacích denníkov zvlášť pre poštu UPM a správy (úsek práce a miezd a správy), ostatná pošta sa zaznamenáva aj komu bola pridelená.

Číslovanie v podacom denníku začíname 1. januára podacím č. 1 a pokračujeme do konca roka. Denník sa uzatvára 31.12. Zapisujeme čitateľne, všetky údaje podľa predtlače, obsah podania stručne. Chybný zápis sa prečiarkne vodorovnou čiarou.

Zaprotokolované podania zapíšeme do doručených zošitov jednotlivých odborov, odd. a odovzdáme ich vedúcemu pracovníkovi proti podpisu.

Spisová manipulantka vedie abecedný, menný alebo vecný index, ktorý je pomocnou knihou podacieho denníka.

 

 
Reklama