Choď na obsah Choď na menu
Reklama
Reklama
 


co je napisane zltym to nepiste

25. 2. 2010

Obeh, vybavovanie, podpisovanie a odosielanie písomností

 

Osnova : 1. Obeh písomností

               2. Vybavovanie písomností

               3. Podpisovanie písomností

               4. Odosielanie písomností

 

OBEH PÍSOMNOSTÍ

 

Zapísané písomnosti v denníku sa musia odovzdať na spracovanie jednotlivým útvarom alebo referentom. Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov.

     Doručovanie a ďalšie postupovanie písomností sa nazýva obeh písomností.

 

VYBAVOVANIE PÍSOMNOSTÍ

 

      Písomnosti treba vybaviť rýchlo, účelne a hospodárne.

Niekedy sa vybavujú vzatím na vedomie, telefonicky, telegraficky, faxom, použitím formulára alebo rozmnoženého letáku, samostatnou odpoveďou.

     Právne predpisy nestanovujú lehoty na vybavenie písomností.

     Ak nie je možné do stanoveného termínu písomnosť vybaviť, oznámi sa to odosielateľovi a určí sa reálny termín vybavenia.

     Spracovateľ je povinný prideliť spisu registratúrnu značku, znak lehoty a lehotu uloženia, vyznačiť spôsob vybavenia.

     Pri vybavovaní veci ústne výsledok treba poznamenať na písomnosti a uviesť dátum, meno pracovníka, s ktorým bola vec prerokovaná, názov jeho organizácie, podpis, čas.

     Jednoduché  písomnosti vybavujeme obratom, zložitejšie do jedného týždňa.

     Vybaviť podanie len tým, že sa založí k vybaveným spisom, nie je prípustné.

Ak spracovateľ vezme podanie iba na vedomie, netreba vykonať žiadne opatrenia, uvedie sa pod prezentačnú pečiatku poznámka „Vzaté na vedomie, a/a“ s dátumom a podpisom pracovníka.

     Údaje o vybavení, uzatvorení a uložení spisu sa vyznačia v registratúrnom denníku (ako bolo vybavené, kde je spis uložený) pred jeho uložením v registratúre.

Symbol ,,a/a“-spis je vybavený a možno ho uzatvoriť.

 

PODPISOVANIE PÍSOMNOSTÍ

    Menovitý zoznam osôb a rozsah ich oprávnení  podpisovať  písomností  v organizáciách upravuje podpisový poriadok.

Písomnosť sa podpisuje perom nad menom, pod pečiatkou organizácie.

     Na rozmnožených stačí meno vypísať strojom a pripojiť skratku v.r. (vlastnou rukou).

     V neprítomnosti   vedúceho môže písomnosti podpisovať len pracovník, ktorý určitú pracovnú funkciu zastupuje. Písomnosť podpíše svojim menom a pred strojom napísané meno pracovníka, ktorý ju mal podpísať, ručne napíšu doložku „v z “(v zastúpení).

Osobitné predpisy stanovujú,na ktorých písomnostiach má byť viac podpisov, hlavne v styku s peňažnými ústavmi.

Tieto písomnosti podpisujú len osoby, ktoré majú v peňažnom ústave podpisové právo.

 

Ak sú na záväzných písomnostiach 2 podpisy zodpovedných pracovníkov, vľavo sa podpisuje funkčne vyšší, vpravo funkčne nižší.

 

Ak musia písomnosť podpísať 2 organizácie(zamestnávateľ, odborová organizácia),v pravej časti listu je pečiatka a podpis organizácie, ktorá písomnosť vyhotovila .

 

Ak sú na písomnostiach 3 a viac podpisov, umiestňujú sa po dvojiciach na pravú a ľavú časť písomností a to 3-4 riadky pod sebou, nepárny podpis sa umiestni v strede.

 

V osobných listoch sa odosielateľ len vlastnoručne podpíše.

Pri podpisovaní sa používajú podpisové knihy.

 

ODOSIELANIE PÍSOMNOSTÍ

 

Zásielky sa odosielajú poštou, doporučene, na návratku ( doručenku), kuriérnymi službami alebo telekomunikačnými prostriedkami. Registratúrne záznamy sa odovzdajú v zalepených obálkach s uvedením čísla spisu do podateľne do 14.30 hod. Pracovníci:

a)    roztriedia zásielky podľa spôsobu odoslania,

b)    písomnosti určené jednému adresátovi vložia do spoločnej obálky,

c)    skontrolujú úplnosť adresy, prípadne ich napíšu alebo doplnia, skontrolujú či je zásielka podpísaná a počet príloh,

d)    nalepia na obálky známky podľa hmotnosti listovej zásielky a spôsobu doručenia, prípadne poštovné vytlačia frankovacím strojom.

Doporučené, na návratku a súrne zásielky zapisujeme do doručovacích hárkov, kde  pošta  potvrdí ich prevzatie, obyčajné nezapisujeme.

Dôležité záznamy sa odosielajú doporučene na návratku s označením ,,do vlastných rúk“, podpísanú návratku podateľňa zaeviduje a odovzdá príslušnému útvaru na založenie.

 
Reklama

Komentáre

Pridať komentár

Prehľad komentárov

Zatiaľ nebol vložený žiadny komentár.