Význam
Význam a rozdelenie písomností.
Osnova: 1. Charakteristika
2. Rozdelenie písomností
Ad 1,
Pre činnosť a prácu v každej organizácii je nevyhnutná administratíva. Potrebujeme rôzne druhy písomností a dokumentov. Bez nich by sme nemohli plniť podstatné funkcie organizácie, nefungoval by platobný styk, telegraf, telefax, nemohlo by sa plniť zabezpečenie potrebného materiálu, pomôcok k práci, nezabezpečili by sme nové stroje, prístroje a ich servis, ťažko by sa zabezpečil kontakt medzi pracoviskami, oddeleniami i pracovníkmi.
Administratívny pracovník musí vedieť presne a správne zaradiť danú písomnosť, dokument, rýchlo sa zorientovať v jej obsahu, rozhodnúť, čo je podstatné, dôležité, potrebné na ďalšie spracovanie. Každá písomnosť musí byť presne zaevidovaná, vybavená, odoslaná alebo pripravená na ďalšie spracovanie.
Ad 2,
Písomnosti rozdeľujeme:
- podľa určenia:
a, interné – vnútropodnikové, ktoré zabezpečujú kontakt a informácie v rámci organizácie,
b, externé – určené pre kontakt s inými organizáciami, inštitúciami, osobami,
- podľa vyhotovenia:
a, individuálne – samostatné, ktoré majú vždy originálnu štylizáciu, riešia konkrétnu úlohu,
b, rozmnožené – používajú sa na vybavenie tej istej činnosti pre viaceré prípady,
c, predtlačené – formuláre, do ktorých vypĺňame požadované údaje,
- podľa dôležitosti:
a, obyčajné – bežné, niekedy tiež individuálne, ktoré sú všeobecne prístupné, predkladajú alebo riešia konkrétnu činnosť,
b, dôležité – určené len pre určitú skupinu pracovníkov alebo len pre jedného zodpovedného pracovníka,
c, tajné – obsahujú skutočnosti služobného alebo organizačného charakteru, tajomstva,
d, prísne tajné - obsahujú skutočnosti a údaje, ktoré sú predmetom štátneho tajomstva,
- podľa obsahu:
a, úradné – vznikajú v písomnom styku s rôznymi organizáciami, inštitúciami, úradmi; sú to právne, finančné a platobné dokumenty spojené s nákupom a predajom tovarov, služieb,
b, osobné – majú charakter osobného kontaktu medzi organizáciou a občanom, napr. ďakovné, blahoprajné, sústrastné listy.